Gestão de equipe O passo a passo para gerenciar uma equipe
Seguir o ramo empreendedor da Arquitetura e Urbanismo é ter uma empresa que demandam uma diversidade de atividades, como: captação de cliente (vendas), gestão, financeiro, marketing, atendimento ao cliente, desenvolvimento de projeto, produção de imagens, acompanhamento e apoio pós obra, entre outras coisas. Mas como conciliar isso tudo sendo um só? É nesse momento que surgi a necessidade de contratar colaboradores para atender melhor os clientes.
Por isso, uma parte importante para o crescimento do escritório é ter uma equipe, como também saber gerenciá-la, que passos são uteis a seguir para minimizar problemas e situações chatas. O primeiro deles é a contratação.
É interessante saber o momento de abrir seleção para novos colaboradores, que não seja quando o escritório esteja sobrecarregado. Para isso, a gestão deve atuar de forma preventiva para não chegar nesse ponto. Então, é melhor prever quando será necessário contratar, não deixar para última hora, pois as vezes demora a encontrar um colaborador com as características desejáveis, quando encontra tem que fazer o treinamento, o que leva mais um tempo. O treinamento é essencial, pois embora o profissional já tenha experiência, ele leva um tempo para se adaptar a metodologia do escritório.
Sinais de que será necessário contratar começam a surgir quando é percebido que os prazos de entrega ficam mais longos ou quando não consegue pegar mais novos projetos. Mas para prever isso é necessário ter um cronograma bem alinhado, para possibilitar uma visão macro.
Outro sinal, é que o gestor deve dedicar um tempo para fazer atividades que agreguem valor ao negócio. Dessa forma, evitando fazer coisas básicas que tomam o tempo, sendo que o valor da hora do gestor é bem maior. Com isso, o dirigente poderá se dedicar a captação de novos clientes, fazer marketing, reunião de proposta de orçamento, sempre pensando grande e no crescimento da empresa.
Para iniciar a contratação, o primeiro passo é o processo seletivo. Com isso, a divulgação deve ser extremamente clara, explicar exatamente o que precisa, colocando os softwares que o escritório usa, qual o cargo, experiências exigidas, entre outras informações, para que não se perca tempo avaliando currículo que não fazem o perfil do escritório.
Além do currículo, é importante pedir portfólio, para conhecer o trabalho do interessado, com isso irá ficar mais fácil de escolher alguns candidatos para fazer a entrevista e um teste. Esse teste pode ser uma tarefa da rotina do escritório como o detalhamento do projeto executivo em que vai ser analisado se a pessoa tem a capacidade de entender o que precisa ser feito baseado em um modelo do escritório, a habilidade de visualizar o nível de detalhamento e assim avaliar qual se encaixa no perfil da vaga do escritório.
A entrevista pode ser mais uma conversa para entender os objetivos do candidato e alinhar com as expectativas do escritório, isso é importante, pois muitas vezes as intenções não correspondem e a empresa perde tempo treinando uma pessoa que ficará poucos meses. Na entrevista é importante deixar alguns detalhes bem claros como: horário de trabalho, se é online ou presencial, valores de salário, as regras do escritório. Para isso é importante ter um contrato, se for para estagiário terá um modelo diferente.
Termo de compromisso do estágio, na maioria das vezes, as faculdades já disponibilizam o modelo. Mas caso o contrário, o escritório deve ter o contrato obrigatoriamente, pois existe a lei do estágio Lei Nº 11788/2008, segundo ela, deve conter informações de duração, que é no mínimo 6 meses e no máximo 2 anos, deve conter os dados de ambas as partes, inclusive dos supervisores, além de ter os objetivos do estágio, descrição das atividades, horário a cumprir, valores da bolsa e apólice de seguro do estagiário. Já o contrato de prestação de serviços, as informações importantes são: objeto, identificação das partes, as obrigações, prazos de contrato, condições de pagamento, descrição dos serviços, como funcionará a rescisão de contrato. E quanto mais informações possíveis, mais completo e contextualizado. Dessa forma, é importante, se possível contrate um advogado para auxiliar em todos os contratos do escritório. Com o contrato feito, o próximo passo é delegar atividades.
Delegar é o ato de distribuir atividades para a equipe, porém a responsabilidade de revisar todas as tarefas é do líder. Isso vai agilizar a vida do empresário, que quanto mais cresce mais atividades irão surgindo e com isso ele deve repassar o trabalho mais operacional. Então delegar é fundamental para que o escritório prospere.
Essa parte está muito conectada com os processos mapeados do escritório, tudo deve estar estruturado, para que a delegação funcione. Além de entender o que dentro dessa estrutura poderá ser transferido para outra pessoa para diminuir a sobrecarga do gestor.
De acordo com Prossack (2020), para delegar de forma mais efetiva o gestor deve ser mais desapegado, ser estratégico, definir as expectativas, confiar na equipe, fazer revisão após a conclusão da tarefa.
É importante saber quando uma tarefa pode ser delegada fazendo algumas perguntas: existe alguém na equipe que tenha ou que possa aprimorar os conhecimentos necessários para desenvolver aquela atividade? Essa tarefa oferece oportunidade de crescimento para essa pessoa? Essa tarefa acontecerá de forma semelhante ou repetitiva no futuro? O gestor tem tempo suficiente para delegar essa tarefa efetivamente, ensinar essa pessoa? Essa tarefa envolve informações sigilosas? Depois é preciso decidir para quem da equipe vai delegar, avaliando os pontos fracos e fortes do colaborador, levando em consideração conhecimento, habilidade e experiência, mas caso não tenha, verifique se é fácil treinar. Como também, deverá verificar a quantidade de tarefas que ela já tem, para não sobrecarregá-la. Por isso é importante o treinamento, que é a próxima etapa a ser feita.
O treinamento é fundamental para economizar tempo na rotina do escritório, dessa forma deve ser disponibilizado ao novo colaborador toda a documentação e explicá-lo como funciona a aplicabilidade dele. Assim, evitando repetição das mesmas explicações.
Além do material, pode se treinar a partir de aulas gravadas, manuais, reuniões. Como também há dois tipos de treinamento: o técnico e o comportamental. O técnico é voltado principalmente para o uso de softwares, já o comportamental é como deve agir, se comunicar dentro da empresa.
Para saber o que precisa ser treinado, analise o que tem mais a ser repetitivo nos processos do escritório, ao selecionar as atividades, é preciso montar um treinamento objetivo e claro para explicar exatamente como funciona o serviço. E claro, sempre mantendo atualizado de acordo com as demandas atuais. Portanto, contratar, fazer o contrato, delegar atividades e treinar são os primeiros quatro passos para iniciar o gerenciamento de equipe. Porém, tem mais processos que devem ser feitos como: analise da produtividade, controle de horas trabalhadas, estabelecimento de metas, plano de desenvolvimento de equipe. Cada escritório tem sua metodologia de trabalho, mas é importante sempre procurar melhorar, inovando e buscando se diferenciar no mercado, por isso, ter uma boa equipe, vai possibilitar a sua empresa de arquitetura se destacar e crescer.
