Documentos importantes para uma boa gestão de escritório de Arquitetura Quais você usa?
O projeto é composto pelo conjunto de processos que o desenvolve. Assim, tem-se as etapas projetuais, que vai desde o Estudo Preliminar até o Projeto Executivo, como também, cada etapa possui seus documentos específicos. Dessa forma, orientando o planejamento, agilizando reuniões, prevenindo erros e garantem um bom serviço ao cliente.
O primeiro documento é o modelo padrão de proposta, onde possui informações de sobre o que será entregue, o valor do investimento, formas de pagamentos, como funciona o processo, os diferenciais do escritório, data de vencimento da proposta.
Logo após aprovado a proposta é feito o segundo documento, o contrato. Nesse pois todas informações da proposta detalhada, escopo de serviços, os deveres e os direitos dos contratantes e do contratado e demais cláusulas que asseguram ambas as partes.
É interessante que se tenham dois briefings. Um antes, para compreender a demanda e melhor fazer a proposta e o outro depois que o contrato é fechado, bem mais aprofundado para assimilar os gostos, as necessidades do cliente. É importante ter um briefing padrão para cada tipo de projeto, seja residencial, comercial, institucional.
As atas de reuniões são documentos que precisam registrar informações iniciais como: assunto da reunião, data e hora, quem participou, assinaturas. E também, devem ser anotadas todos pedidos de alterações, discussões de propostas, croquis e demais pontos que forem solicitados e solucionados. Com este, fica assegurado o correto andamento das etapas e como também facilita a consulta, em caso de dúvidas.
O termo de aprovação de fase é um documento simples que sinaliza que o cliente aprovou a etapa e que pode seguir para a próxima. É importante utilizar em toda mudança de fase, principalmente na aprovação de Anteprojeto, que antecede o Projeto Executivo, pois ficará muito mais difícil e oneroso quaisquer alterações para o escritório. Sendo assim, mantém-se controlado o número de alterações no projeto, evita retrabalho e também é utilizado como base para pedido de aditivo contratual.
Além disso, o uso de checklist devem ser utilizados nas em todas as fases do projeto pois podem evitar falhas, esquecimentos, também é usado para verificar erros comuns, enumerar atividades, organização de serviços. Alguns exemplos: Checklist de levantamento de medidas e fotográfico, Checklist de projeto executivo, Checklist dos itens a serem entregues, entre outros. Uma dica é usar aplicativos de organização como o Trello.
Outra ata importante é a que registra as visitas de obra, nelas devem conter informações como data, hora, como está o andamento, qual a próxima fase, quais os recursos e materiais necessários, observações, alterações de projeto, soluções vistas em obra. É relevante registrar tudo.
Memorial descritivo é outro documento que o escritório deve ter um modelo pronto e sempre atualizando conforme necessário, pois esse é o que informa, organiza todas as informações projetuais, facilitando a consulta dos clientes. Além desse, tenha tabelas para quantificar e especificar materiais de revestimento, iluminação, louças e metais, objetos decorativos, móveis soltos, espelhos, vidros e também a lista de compras e de fornecedores para facilitar a vida do cliente e também para a execução ficar conforme o projeto.
As planilhas também são úteis, principalmente para a parte administrativa do escritório, como: planilha de precificação, planilha financeira, planilha de orçamento de obras, entre outras que podem ser criadas conforme a necessidade do escritório.
A pesquisa de satisfação do cliente é um registro para verificação de como estão os seus serviços, o que pode ser melhorar, o que deve ser mudado e assim servir de indicadores para atender melhor os próximos clientes.
O termo de encerramento de serviços deve ser entregue juntamente com o projeto impresso e assim assegurado, para ambos os lados, que o serviço foi executado e pago totalmente. Isso garante ao arquiteto que qualquer alteração, ou serviço futuro, seja realizado um novo contrato.
Além de todos esses documentos é interessante que se tenha pasta física e online para cada cliente para facilitar o dia a dia do escritório, que fique organizado em pastas temáticas.
As vantagens em ter todos os documentos padronizados no escritório é que o cliente irá confiar e perceber que está entregando seu sonho a um profissional responsável. Além disso, a equipe terá otimização de tempo e facilidade de delegar atividades.
Como também, de acordo com o crescimento do escritório esses documentos irão se atualizando e melhorando conforme necessário. Eles também serão indicadores de qualidade de prestação de serviços do escritório.
Como Citar essa Matéria
JORGE, Cida. Documentos importantes para uma boa gestão de escritório de Arquitetura. Projeto Batente, Fortaleza - CE, 7 de setembro de 2020. Educação. Disponível em: <https://projetobatente.com.br/documentos-importantes-para-uma-boa-gestao-de-escritorio-de-arquitetura>. Acesso em: [-dia, mês e ano.-]
