Mapeamento dos Processos Por onde começar?
Que tal começar o ano mapeando os processos do escritório? Mas o que é isso, como deve ser feito isso, porque isso é necessário?
Bom, primeiramente você deve pensar o escritório como uma empresa, para que ela possa crescer. E para isso, tudo deve ter um processo para a realização de cada atividade. Pode parecer até chato, mas é muito útil para que a empresa “ande com as próprias pernas”, pois não necessariamente o arquiteto diretor tem que fazer tudo e sim delegar as atividades certas para que ele possa se dedicar funções como marketing e gestão, que tem que ter a identidade e marca do escritório com muita clareza.
Então, por onde começar? Cada um tem uma forma de trabalhar, mas é necessário setorizar o seu escritório em pelo menos em alguns setores:
- Secretária e atendimento ao cliente
- Administrativo e financeiro
- Marketing, Vendas, Inovação
- Projetos e outros serviços
- Fiscalização de obra
A depender da sua metodologia pode acrescentar, excluir ou unir esses setores. A partir disso, podemos definir o que cada setor irá abranger, quais serão suas respectivas atividades, quem serão os responsáveis. Pode até mesmo utilizar, a tecnologia para uma melhor organização, como usar o Trello ou o Asana e usar fluxogramas e mapas mentais para o direcionamento geral.
Uma vantagem de ter processos é que tudo pode ser documentado, para ter um padrão e assim, possa oferecer um serviço de qualidade na entrega do produto final e assim atingir as expectativas do cliente. Além do mais, você vai identificar o que deve ser melhorado, onde está precisando de mais atenção.
Como também, é ideal que você distribua na sua equipe o que cada um deve fazer de acordo com as suas habilidades, mas também é interessante ter uma certa rotatividade para que o colaborador tenha uma experiência variada.
Além disso, é necessário saber delegar e não somente delargar serviços. Para que isso seja bem feito, é preciso analisar o que compõe o serviço, o que deve ser entregue, depois nomei responsáveis, defina os prazos, todas as etapas são importantes e devem ser bem feitas, porque elas fazem parte de um todo. A orientação é essencial para que o colaborador seja instruído do processo que deve ser seguido e qual o resultado final esperado, pois dessa maneira reduz o retrabalho e dar viabilidade para a lucratividade da empresa.
O controle é uma etapa fundamental, para verificar ser os processos estão sendo executados conforme o mapeamento, por isso é preciso ter ferramentas, como checklists, tabelas, para auxiliar no controle. E por fim, é necessário avaliar, usar o feedback é uma forma para reduzir repetição de erros, como também o momento de elogiar o trabalho do time, sempre treinando e motivando.
Outra grande vantagem é o aumento da produtividade do escritório, como todos já sabem o passo a passo de cada etapa, facilitando o gerenciamento da empresa e cumprimento dos prazos. Como também, pode usar o mapeamento como estratégia para medir o crescimento do seu negócio.
Um ganho interessante para o gestor é que irá diminuir a sobrecarga e concentração de atividades. Vai ter mais tempo para identificar as principais habilidades, se desenvolver e ser especialista e se tornar referência no seu mercado.
Portanto, para o mapeamento dos processos ser efetivo deve ter muita fidelidade ao que é feito no escritório, desde organização de arquivos como briefing, contrato até como são desenvolvidos os projetos e as suas etapas
Como Citar essa Matéria
JORGE, Cida. Mapeamento dos Processos. Projeto Batente, Fortaleza - CE, 15 de janeiro de 2021. Educação. Disponível em: <https://projetobatente.com.br/mapeamento-dos-processos>. Acesso em: [-dia, mês e ano.-]
